Hvordan gjennomføre et årmøte

Send ut innkalling til årsmøtet minst 14 dager før møtet. Vanligvis kan alle medlemmer delta på årsmøtet, men i større klubber velges årsmøtedelegater. 

Årsmøteinnkallingen skal inneholde:  

• Tid og sted 

• Saksliste med eventuelle saksdokumenter.  

Sakslisten er programmet for årsmøtet, ogden beskriver hvilke saker som skal behandles og kan sendes ut på forhånd eller deles ut på årsmøtet. Saksdokumenter sendes ofte ut mved innkallingen, slik at medlemmene kan forberede seg godt før møtet.  

• Innkomne saker.  

Medlemmer kan fremme forslag til årsmøtet ved å melde inn saken til styret. Sett en frist for medlemmene for å foreslå saker, og skriv hvem som kan kontaktes for spørsmål.  

Innkomne forslag fra medlemmer skal behandles av klubbstyret som innstiller til årsmøtet om et forslag skal vedtas.  

• Regnskap og budsjett 

Hvis klubben disponerer penger på vegne av medlemmene, må regnskapet revideres før det legges frem på årsmøtet. Be gjerne revisor om å legge frem en revisorrapport.  

• Valg 

Merk at ‘Eventuelt’ er ikke en post på et årsmøte, og skal derfor ikke stå i innkallingen. Det vil si at saker som ikke er innmeldt til klubbstyret før fristen er utløpt, ikke kan behandles på årsmøtet. 

Årsberetningen/årsmeldingen bør omhandle:  

• Navn på de som har hatt tillitsverv i siste år, hvilke verv de har hatt, når de tok vervet dersom det skjedde etter årsmøtet,  og omtale av de som gikk ut av tillitsverv i perioden, og når de gikk av. 

• Antall medlemmer ved årets begynnelse og ved årets slutt  

• Antall møter med bedriften, styremøter i klubben og medlemsmøter, samt hvis klubben har arrangert noen medlemspleiende aktiviteter.   

• Nye særavtaler og viktige protokoller som er inngått med bedriften siden forrige årsmøte. 

• Hvilke saker organisasjonen har arbeidet med i året som gikk, ordnet kronologisk eller etter viktighet, og hvordan gikk det med dem. Planlagte mål som klubben har nådd. 

• Beskrivelse av eksempelvis utvalgsarbeid, vervekampanjer, studiearbeid og likestillingsarbeid som klubbstyret har gjennomført. 

Gjennomføringen av et årsmøte foregår slik: 

• Åpning (godkjenning av innkalling, sakslisten (dagsorden) og valg av møteledelse) Lederen for bedriftsgruppa ønsker velkommen og spør om årsmøtet kan godkjenne innkalling og saksliste.  

• Deretter velges en møteleder og en referent, samt to personer til å signere årsmøteprotokollen.  

• Klubbens årsberetning: Lederen presenterer årsberetningen. Denne skal vedtas på årsmøtet. 

• Regnskap og budsjett: Kassereren legger frem regnskapet for behandling, og budsjettforslag for kommende periode presenteres.  

• Behandling av innkomne saker 

• Gjennomføring av valg 

• Valgkomiteens forslag til nytt styre presenteres på årsmøtet.  

• Kandidatene får mulighet til å presentere seg selv og sine visjoner for vervet.  

• Det åpnes for at andre medlemmer kan nominere kandidater fra salen (så kalt benkeforslag). 

• Valget gjennomføres ved avstemning. Hvert medlem, alternativt hver delegat har én stemme.  

• Hvis det er flere kandidater til et verv, gjennomføres skriftlig avstemning. 

• Valg avgjøres ved alminnelig flertall, det vil si mer enn 50 % av de avgitte stemmene. 

• Resultatene av valget kunngjøres umiddelbart etter opptellingen. 

• De valgte tillitsvalgte presenteres for medlemmene. 

Årsmøteprotokollen skal speile sakslisten og inneholde:

• Dato 

• Tidspunkt 

• Sted 

• Antall frammøtte  

• Hvem som er møteleder, referenter og sekretær 

• Gi en kort oppsummering av hver sak, eventuelle vedtak og stemmetall hvis det ble avholdt en avstemning over saken. 

• Protokollen skal være nøytral og upartisk uten personlige kommentarer. 

Husk at protokollen er et historisk dokument som skal arkiveres på en forsvarlig måte.