Tips til gjennomføring av klubbens årsmøte
Årsmøte avholdes en gang i året og kan fremstå som et nok så regelstyrt møte. Men det trenger det ikke å være. Her har vi samlet noen tips på hvordan klubben kan bruke årsmøtet til å skape medlemsengasjement.
Årsmøtet er et formelt møte, men la ikke formaliteter ta all tid
Det er viktig å huske på at årsmøtet er medlemmenes arena for å si hva de mener. På årsmøtet skal medlemmene velge sine tillitsvalgte, men også gi klubbstyret tilbakemelding på deres arbeid. Sett derfor av tid til å høre ut medlemmenes innspill.
Forbered møtelokalet
Legg ut alle nødvendige møtepapirer i god tid før årsmøtet begynner. Ha innleder – og takkegaver klare. Sikre at mat leveres i tide, og det finnes tilgang til kaffe, te og vann i lokalet.
Gjør noe mer ut av møtet
Inviter en eller flere innledere til å holde korte foredrag om aktuelle saker. Dette gir påfyll til klubb og medlemmer, og kan få i gang gode diskusjoner.
Bespisning er god medlemspleie
Dersom årsmøtet skal holdes i arbeidstida, er servering av mat og drikke under møtet å anbefale. Gjør gjerne litt stas på medlemmene med varm mat eller tapas. Husk at mat er medlemspleie.
Takkegaver
Å være tillitsvalgt er et frivillig verv som krever prioritering. Avtroppende tillitsvalgte bør takkes med gave eller blomsterbukett.
Kombiner årsmøte med noe sosialt
Dette kan være en årsmøtefest eller andre sosiale medlemsarrangement etter at årsmøtet er gjennomført.
Vær synlig
Ta bilder under møtet, og husk aktiv bruk av sosiale medier før og under møtet. En aktiv klubb som jobber med egen synlighet er med på å bidra til økt lojalitet fra medlemmene, kan virke samlende om felles mål og vise styrke.